Správcem osobních údajů poskytnutých Vaší osobou (dále jen „Smluvní strana”) v nájemní, pachtovní nebo jiné smlouvě uzavřené se společností Sbor Církve bratrské v Opavě je přímo:
- Sbor Církve bratrské v Opavě,
- IČ: 26520222
- se sídlem Hradecká 1374/50, 746 01 Opava
církevní právnická osoba registrovaná v Rejstříku evidovaných právnických osob vedeném Ministerstvem kultury České republiky, číslo registrace 4-029/1994
(dále jen „Správce“)
Výrazy uvedené v tomto poučení velkými písmeny mají stejný význam jako identické výrazy uvedené velkými písmeny v nájemní smlouvě nebo pachtovní smlouvě uzavřené se Správcem.
Na základě jakého titulu zpracovává Správce osobní údaje Smluvní strany?
Správce zpracovává osobní údaje bez souhlasu Smluvní strany na základě zákonného důvodu v souladu s čl. 6 odst. 1. písm. b) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.04.2016, Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“), a to z důvodu, že zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (tj. konkrétní nájemní, pachtovní nebo jiné Smlouvy, kterou uzavřela Smluvní strana se Správcem).
Jaké osobní údaje Správce shromažďuje a zpracovává?
Správce shromažďuje a zpracovává tyto osobní údaje Smluvní strany:
- Identifikační údaje Smluvní strany - jméno a příjmení, datum narození a rodné číslo, místo trvalého bydliště, jde-li o podnikající fyzickou osobu, též její obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, sídlo a identifikační číslo
- Kontaktní údaje – telefonní číslo, emailová adresa, kontaktní adresa.
- V případě, že Smluvní strana uzavřela se Správcem smlouvu o nájmu bytu, zpracovává Správce identifikační údaje osob (jméno, příjmení, datum narození), které s Smluvní stranou v bytě bydlí.
- V případě, že uzavřela Smluvní strana se Správcem smlouvu o nájmu nebytového prostoru, zpracovává Správce identifikační údaje osob (jméno a příjmení), které jsou dle nájemní smlouvy oprávněny ke vstupu do pronajatých prostor.
- V případě, že uzavřel Správce nájemní smlouvu s Smluvní stranou, jímž je právnická osoba, zpracovává Správce osobní údaje týkající se statutárního orgánu této Smluvní strany (jméno a příjmení dle výpisu z příslušného zákonného rejstříku) popřípadě údaje jiných osob (jméno a příjmení) oprávněných za Smluvní stranu jednat.
- Správce uchovává veškerou písemnou a elektronickou korespondenci s Smluvní stranou.
Jak dlouhou dobu Správce osobní údaje Smluvní strany zpracovává?
Správce zpracovává výše specifikované osobní údaje na základě zákonných povinností, které mu plynou z právních předpisů ČR a EU, a to nejdéle na dobu 10 let po zániku smluvního vztahu s Smluvní stranou.
Musí Smluvní strana osobní údaje Správci poskytnout?
Poskytnutí osobních údajů je nezbytné pro uzavření smlouvy o nájmu, nebo pachtovní smlouvy nebo smlouvy jiné, v případě neposkytnutí údajů nelze nájemní, pachtovní nebo jinou smlouvu uzavřít.
K jakým účelům osobní údaje Správce využívá a zpracovává?
Správce zpracovává osobní údaje pro splnění povinností, které mu ukládají příslušné právní předpisy, a ke splnění povinností plynoucích z nájemní, pachtovní nebo jiné smlouvy, jenž Správce uzavřel se Smluvní stranou jakožto subjektem osobních údajů.
Jakým způsobem zajišťuje Správce ochranu osobních údajů?
Osobní údaje jsou ve fyzickém a elektronickém archivu Správce pod stálou fyzickou, elektronickou i procedurální kontrolou. Správce zajišťuje zabezpečení osobních údajů moderními, kontrolními, technickými a bezpečnostními mechanismy zajišťujícími maximální možnou ochranu před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou či smluvní povinností mlčenlivosti a jsou proškoleny k tomu, aby bylo riziko zneužití svěřených osobních údajů v maximální možné míře eliminováno.
Komu Správce osobní údaje Smluvní strany poskytuje nebo předává?
Správce předává osobní údaje orgánům dohledu a dalším státním orgánům, pokud je tato povinnost stanovena zákonem. Správce může pověřit zpracováním osobních údajů třetí osobu, tzv. Zpracovatele. Zpracování osobních údajů zpracovatelem je možné pouze na základě uzavřené smlouvy, která zavazuje zpracovatele ke stejné míře ochrany údajů, jakou poskytuje sám Správce. Průběžně aktualizovaný seznam Zpracovatelů a Dodavatelů, kterým jsou předávány osobní údaje, je k dispozici na vyžádání u Správce.
Jaká jsou práva Smluvní strany ve vztahu ke zpracování a předávání osobních údajů vůči Správci?
V souladu s platnou legislativou a nařízením GDPR má Smluvní strana jako subjekt osobních údajů za splnění podmínek stanovených GDPR vůči Správci tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu nebo doplnění osobních údajů,
- právo na výmaz osobních údajů,
- právo na omezení zpracování údajů,
- právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů a
- právo na přenositelnost osobních údajů.
V případech kdy bude Smluvní strana chtít tato svá práva vůči Správci uplatňovat, je nezbytné kontaktovat Správce písemně na adrese sídla výše uvedeného, popřípadě na elektronické adrese opava@cb.cz. Každé takové podání bude Správcem vyhodnoceno a o výsledku tohoto vyhodnocení bude subjekt osobních údajů ze strany Správce informován, a to ve lhůtě 30 dní jdoucích od doručení takovéhoto podání Správci.
Pokud se Správci nepodaří uspokojivě vyřešit dotazy, podněty, námitky či jiná uplatnění svých práv v oblasti ochrany osobních údajů, má Smluvní strana právo obrátit se na dozorový úřad, jímž je v České republice Úřad na ochranu osobních údajů se stížností či jiným podáním.
Správce ani Zpracovatelé neprovádí žádné automatizované zpracování osobních údajů Smluvní strany, která by byla základem pro rozhodnutí, jenž by mohlo mít pro Smluvní stranu právních účinků nebo se jej obdobným způsobem dotklo.
Jak Správce informuje o zásadách a pravidlech zpracování osobních údajů a jejich ochraně?
Správce informuje ke dni účinnosti GDPR Smluvní stranu jako subjekty osobních údajů o pravidlech zpracování osobních údajů v rámci rozeslání tohoto poučení. Současně umisťuje Správce toto poučení na webové stránky na adrese: www.cbopava.cz/gdpr tak, aby měla každá Smluvní strana zajištěna volný přístup k informacím o zásadách a pravidlech týkajících se zpracování jeho osobních údajů.